Laatste voorjaarsschoonmaak: Organiseer je templates

Laatste voorjaarsschoonmaak: Organiseer je templates

Templates; ze zijn ontzettend handig, mits je ze goed ordent en weet welke instellingen van invloed zijn op het wel of niet kunnen kiezen van bepaalde templates. Tijd om je geheugen op te frissen!

Standaard templates
In Easyflex vind je een heleboel standaard templates terug waar je gebruik van kunt maken. Zo ontvangen wij de templates voor arbeidsovereenkomsten en plaatsingsbevestigingen van de ABU en NBBU. Ook staan er in Easyflex al templates van bijvoorbeeld een CV, ARBO-checklist of raambordje voor je klaar. Als je daarnaast zelf ook templates ontworpen hebt, kan de hoeveelheid templates er voor zorgen dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

In ‘Beheer > Documentmanagement > Templates’ op het tabblad ‘Overzicht’ staan alle templates waar je in Frontoffice een keuze uit kunt maken. Dit zijn dus je eigen templates, maar ook de standaard templates die wij beschikbaar stellen. Gebruik je deze niet? Dan kun je ze gewoon verwijderen van dit tabblad, want de standaard templates zijn altijd terug te vinden op het tabblad ‘Bibliotheek’, zodat je ze later alsnog beschikbaar kunt stellen. Dat scheelt een hoop zoekwerk in Frontoffice, omdat je lijstje met beschikbare templates een stuk korter wordt!

Opmaak in U-vorm of Jij-vorm
Templates kunnen worden aangemaakt in zowel de U-vorm, als de Jij-vorm. Afhankelijk van de ontvanger of het onderwerp kan het voorkomen dat je op verschillende manieren wilt communiceren. Wist je dat de communicatievorm een belangrijke instelling is, die invloed heeft op het tonen van de template in Frontoffice?

Je hebt misschien wel eens gezien dat bij het genereren van een template de ‘Opmaak’ meestal op ‘Automatisch’ staat. Is de voornaam van de ontvanger bekend in Easyflex én staat ingesteld dat er in de Jij-vorm gecommuniceerd mag worden? Dan worden standaard de templates getoond die vastliggen in de Jij-vorm.

Staat de voornaam niet in Easyflex of heb je ingesteld dat de Jij-vorm niet gehanteerd mag worden? Dan worden standaard de templates getoond die vastliggen in de U-vorm. Wil je toch de andere vorm gebruiken? Dan kun je deze alsnog selecteren.
In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Communicatie’ kun je voor zowel flexwerkers, relaties als contactpersonen van relaties instellen of er gecommuniceerd mag worden in de Jij-vorm. Zie je een bepaalde template niet in de keuzelijst staan? Controleer dan of de vorm van de template overeenkomt met de geselecteerde communicatievorm op het tabblad waar je de template wilt genereren.

Afschermen per locatie
Tot slot is het handig om te weten dat je templates kunt afschermen per locatie. Heb je meerdere locaties in Easyflex en maken niet alle locaties gebruik van dezelfde templates? Stel dan onder ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen’ in dat templates per locatie worden afgeschermd. Vervolgens kun je elke locatie via ‘Beheer > Locaties’ toegang geven tot de juiste templates.

Met bovenstaande tips kun je het aanbod van templates in Frontoffice beperken en gerichter inrichten. Dit voorkomt lange lijsten met templates die je niet gebruikt en bespaart je een hoop zoekwerk en tijd!