Maak optimaal gebruik van Documentmanagement!

Maak optimaal gebruik van Documentmanagement!

De flexbranche blijft stijgende groeicijfers tonen. Jij wilt je vast bezighouden met het binnenhalen van nieuwe aanvragen in plaats van achter complete dossiers aan te zitten? Zorg er daarom voor dat je optimaal gebruik maakt van Easyflex Documentmanagement! Wij hebben de belangrijkste instellingen voor je op een rijtje gezet.

Wat is Documentmanagement?
Genereren, printen, versturen, nabellen, checken, terug ontvangen, verwerken en archiveren: het verwerken van documenten is een tijdrovende aangelegenheid. Daar heeft Easyflex iets op gevonden. Met behulp van Documentmanagement (en een QR-code) weet Easyflex direct om welk document het gaat en wordt deze na het scannen automatisch opgeslagen op de juiste plek. Dat scheelt enorm veel tijd! Ontbreekt een document? Bijvoorbeeld een certificaat of een kopie ID-bewijs? Daar kun je gemakkelijk op signaleren. Kortom: met Documentmanagement boek je enorm veel tijdwinst, werk je zekerder en krijg je meer grip op je processen.

Zorg daarbij wel dat je Documentmanagement goed voor je laat werken! Voorkom dat je ingescande documenten vanwege een instelling van je scanner of laberwriter niet juist verwerkt worden. Deze 4 tips helpen je daarbij:

  • Maximale grootte
    Je ingescande documenten worden per mail naar Easyflex verzonden. De grootte van een document mag hierbij maximaal 25 MB zijn.
  • Sticker met QR code
    Om ervoor te zorgen dat de QR codes netjes op de sticker geprint worden moet het papierformaat van de labelwriter juist ingesteld te zijn. Dit stel je op de volgende manier in:

    • Ga op je computer naar ‘Start > Configuratiescherm > Apparaten en printers’
    • Selecteer de Dymo labelwriter waarop je de QR codes wilt printen
    • Klik met de rechtermuisknop op de betreffende labelwriter en kies voor ‘Voorkeursinstellingen voor afdrukken’
    • Klik op ‘Geavanceerd’
    • Kies bij ‘Papierformaat’ voor ‘99012 Large Address’
    • Klik op ‘Ok’, ‘Toepassen’ en nogmaals op de knop ‘Ok’.
    • Let er ook op dat de pagina-indeling op de Dymo labelwriter op staand is ingesteld.
  • Ingestelde scanners in Easyflex
    Belangrijk is dat de scanners die in Easyflex in ‘Beheer> Document management> Scanners’ vastliggen, beschikbaar zijn gesteld voor de desbetreffende locaties. Heb je per ongeluk een verkeerde locatie ingesteld staan, dan komen gescande documenten wel aan in Easyflex maar niet bij de juiste flexwerker of relatie! Je bestand komt dan op het tabblad ‘Nog te behandelen documenten’.
  • Instellingen van de scanner zelf
    Easyflex adviseert je een resolutie vanaf 200 DPI voor de scanner te gebruiken. Wanneer je een lagere resolutie gebruikt, is de kans groter dat de QR code niet herkend wordt. De ingescande bestanden moeten gecomprimeerd worden met behulp van de JPEG compressie. Bij voorkeur met een kwaliteit van 85 of groter. De kleurinstelling mag kleur of zwart/wit te zijn.

Wordt je ingescande document automatisch per pagina gesplitst? Dan ligt dat vaak aan een instelling op de scanner, dit kun je uitzetten.

Wil je meer informatie over Documentmanagement? Kijk eens in het online handboek.

Nieuwsbrief