Fluitend door de NEN controle

Je kent het wel. Je hebt het druk met afspraken en het plannen van flexwerkers. En precies dan krijg je er ook nog een audit bovenop… Maar voldoe je, als uitzendbureau, wel aan de NEN 4400 norm? En ben je klaar voor de vragen die je krijgt? Easyflex maakt het je makkelijk, lees hier hoe.

Elk jaar heb je, als uitzendbureau, te maken met controlerende instanties die je financiële boekhouding en loon- en personeelsadministratie komen controleren. Je krijgt vragen waar je niet elke dag mee te maken hebt. ‘Heb je een overzicht met de bedrijfsparameters? Welke flexwerkers zijn sinds de vorige controle in dienst gekomen?’ Met een goede voorbereiding kom je fluitend door de NEN controle.

FAQ Controlerende instanties
Speciaal voor deze controles hebben we de meest voorkomende vragen en de bijbehorende antwoorden voor je op een rijtje gezet. In het online handboek kun je deze terugvinden bij de ‘FAQ Controlerende instanties’. Er staat onder andere beschreven waar je veel gevraagde overzichten in Easyflex kunt aanmaken. Denk aan: een overzicht met flexwerkers en de ingangsdatum van hun pensioen, een overzicht met de aangegeven loonaangiftes of een verzamelloonstaat. Ook vind je tips voor het vinden van aansluiting met de loonaangifte, journaalposten en loonstaat. Verder kun je hier de grondslagen voor de reserveringen en de berekening hiervan terugvinden. Kortom, alles wat je nodig hebt om de controle positief te doorlopen!

Easyflex maakt jouw steekproef
Bij de NEN 4400 screening wordt steekproefsgewijs gecontroleerd. In Easyflex zit een handige tool om deze steekproef te maken. Bij ‘Backoffice > Audit’ selecteert Easyflex, aan de hand van de gekozen instellingen, automatisch de flexwerkers en/of facturen die voor de audit in aanmerking komen. De controleur kan de gegevens via het scherm raadplegen of middels een exportbestand afdrukken. Het scherm biedt veel informatie en je kunt snel naar de diverse onderdelen in Easyflex doorklikken.

Loonverhoudingsvoorschrift goed toegepast?
Wanneer de naleving van de CAO wordt gecontroleerd, wordt bijvoorbeeld gekeken of de CAO-loonsverhogingen goed toegepast zijn. Maak hiervoor in Easyflex het ‘Overzicht loon- en tariefafspraken’ bij ‘Backoffice > Overzichten’ aan. Kies bij ‘Toon gegevens’ voor ‘Alleen lonen’ en bij ‘Historische gegevens’ voor ‘Huidige en historische loon- en tariefafspraken’. De controleur kan aan de hand van dit overzicht de loonsverhogingen in de plaatsing raadplegen. Verder staat in het exportbestand de ingevoerde CAO schaal uit de plaatsing.

Inhoudingen, verrekeningen en onbelaste vergoedingen?
In het kader van de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) wil de controleur graag een overzicht met het totaal bedrag aan inhoudingen, verrekeningen en onbelaste vergoedingen. In Easyflex hebben we hier het ‘Overzicht urendeclaraties verwerkt’ bij ‘Backoffice > Overzichten’ voor. Voer bij dit overzicht een periode in en vink de gewenste looncomponenten aan. Zo heb je alle inhoudingen, verrekeningen en vergoedingen in één oogopslag. Als je de NeWML berekening aan hebt staan, vind je de inhoudingen en verrekeningen ook in het exportbestand van het overzicht ‘Verloningen met NeWML’.

Tot slot: Zorg dat je goed voorbereid bent. Een goede voorbereiding is het halve werk!