Hebben je collega’s de juiste programmarechten in Easyflex tijdens je vakantie?

De vakanties staan weer voor de deur. Koffers en paspoort gepakt, reisverzekering geregeld, maar hebben je collega’s alle rechten in Easyflex om de werkzaamheden tijdens je vakantie van je over te nemen?

Is er bijvoorbeeld tijdens de vakantieperiode altijd een medewerker aanwezig die een nieuw wachtwoord kan toekennen? En is er een collega geautoriseerd om de verloning en facturatie te doen? Of een arbeidsovereenkomst aan te maken? Zorg ervoor dat je vóór het begin van de vakantieperiode de programmarechten en rollen in Easyflex controleert en indien nodig aanpast.

Rollen en programmarechten

In Easyflex kun je op verschillende manieren de programmarechten van de medewerkers aanpassen:

  1. Allereerst kun je een extra rol aan de medewerker toekennen. Bij ‘Beheer > Medewerkers’ kun je de medewerker selecteren. Vervolgens kun je op het tabblad ‘Rollen’ de extra rol toekennen. Dit doe je door één van de beschikbare rollen naar links te zetten.
  2. Een andere mogelijkheid is om de programmarechten die bij een rol horen uit te breiden. Controleer eerst welke rol de medewerker heeft. Vervolgens kun je bij ‘Beheer > Programmarechten’ de rol selecteren en bepalen tot welke tabbladen de medewerker toegang heeft. Let op: Als je extra rechten aan de rol toekent, dan geldt dat voor elke medewerker met deze rol.
  3. Als laatste kun je er ook voor kiezen om een extra rol bij ‘Beheer > Rollen’ aan te maken. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe rol ‘Wachtwoordbeheerder’ aanmaken en deze rol bij ‘Beheer > Programmarechten’ toegang geven tot de tabbladen ‘Algemeen’ en ‘Licentie’ onder ‘Beheer > Medewerkers’. Vervolgens kun je deze nieuwe rol toekennen aan bepaalde medewerkers.

Autorisatie
Met het koppelen van programmarechten aan een rol, bepaal je tot welke tabbladen in Easyflex de medewerker toegang heeft. Daarnaast kun je in Easyflex  medewerkers met een bepaalde rol autorisatie geven om bepaalde velden te wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan het wijzigen van een betaalinstelling bij een flexwerker, het wijzigen van een einddatum in een plaatsing of het wijzigen van aftrekposten (pensioen) bij de flexwerker. Bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen’ vind je de tabbladen waar deze autorisaties vastliggen: ‘Autorisatie flexwerkers’, ‘Autorisatie betalingen’, ‘Autorisatie marges/uren’ en ‘Autorisatie’. Maar ook op andere tabbladen bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen’ kun je autorisaties vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan een autorisatie voor het toekennen van een debiteurennummer (tabblad ‘Debiteuren’) of een autorisatie voor het wijzigen van reserveringssaldi (tabblad ‘Reserveringenbeleid’).

Overzicht ‘Rollen programmarechten’

Als je graag in één oogopslag wilt zien welke programmarechten een bepaalde rol heeft, dan kun je het overzicht ‘Rollen programmarechten’ bij ‘Backoffice > Overzichten’ aanmaken. Voor meer informatie over rollen en programmarechten kun je ons online handboek raadplegen.

Easyflex wenst iedereen een fijne vakantie!