Maak je interne processen makkelijker met Digitale Handtekening van Easyflex!

Maak je interne processen makkelijker met Digitale Handtekening van Easyflex!

Het blijft een mooi moment: Een flexwerker gaat dankzij jullie bemiddeling bij een relatie aan de slag. Maar dan begint het papierwerk pas. Contracten printen, deze versturen naar je flexwerker, de ondertekende exemplaren retour krijgen en deze archiveren. En dan moet jij ook nog in de gaten houden waar de documenten ergens in het proces zijn. Dat kan toch veel eenvoudiger!? Goed nieuws: Dat kan met de Digitale Handtekening van Easyflex!

Klinkt goed, maar hoe werkt dit dan?

Met de Digitale Handtekening stuur je documenten digitaal naar jouw flexwerkers. Op het Flexwrapp portaal of de mobiele app zien zij de documenten voor ondertekening klaar staan. Hier krijgen zij  ook bericht over per e-mail. Ze vinken het betreffende document in Flexwrapp aan en kiezen voor de optie ‘Ondertekenen’. Het voordeel hierbij is dat je flexwerker in Flexwrapp altijd zijn documenten terug kan vinden. Na het digitaal ondertekenen heb jij een rechtsgeldig document in bezit, dat je zelf ook in Easyflex kunt ondertekenen. Het digitaal aanbieden en ondertekenen gaat razendsnel. Én jij hebt het document direct op de juiste plek terug. Om nog maar niet te spreken over de hoeveelheid papier en verzendkosten die je dit scheelt.

Kan ik dit proces goed monitoren?

Jazeker! Om goed in de gaten te houden of het verstuurde document wel op tijd terug komt, stel je een signalering in. Zo stel je via ‘Beheer > Document management > Document beheer’ bijvoorbeeld in dat er drie dagen na het aanmaken van het document een signalering komt. Ook kun je aangeven dat de urendeclaraties geblokkeerd moeten worden als het document nog niet retour is. Via ‘Frontoffice > Documentenbeheer’ kun je monitoren welke documenten nog niet retour zijn en hierop actie ondernemen. Als je flexwerker het document nog niet ondertekend heeft, dan krijgt je flexwerker daar dagelijks per e-mail een herinnering over. Net zolang tot het document getekend retour is.

Tips voor het gebruik van digitale handtekening

Om Digitale Handtekening goed te gebruiken, moet Documentmanagement en Flexwrapp aan staan. Nadat dit in orde is gemaakt, komt onze partner Quo Vadis langs om het certificaat in orde te maken. De kosten van Digitale Handtekening zijn € 0,49 per handtekening. Daarvoor krijg je een echt rechtsgeldige, geavanceerde digitale handtekening, waarbij hetzelfde veiligheidsniveau wordt gehanteerd als bij banken. Dat verschil zit hem in de certificering, waarbij jouw identiteit als ondertekenaar en authenticator wordt vastgelegd.

Heb je Digitale Handtekening in gebruik, zorg er dan voor dat de medewerkers die het gaan gebruiken ook de bijbehorende rechten hebben. Je kunt hiervoor een aparte rol aanmaken en via ‘Beheer > Programmarechten’ de juiste rechten instellen.

Om te monitoren hoeveel handtekeningen er door de flexwerkers gezet zijn, gebruik je het overzicht ‘Handtekeningen log’. Dit overzicht kan per werkmaatschappij of per locatie worden aangemaakt.

Ik heb interesse. Meer informatie nodig?

Wil je meer weten en dan specifiek wat het voor jouw bedrijf kan betekenen, vraag dan een (online) demo aan, waarbij wij alle mogelijkheden van de Digitale Handtekening in Easyflex aan je laten zien. Neem hiervoor contact op met onze afdeling Sales via 0162-690410 of sales@easyflex.nl.