Nieuw in Easyflex: facturen, urenbestanden en meer..

De afgelopen twee maanden hebben we nieuwe functionaliteiten in Easyflex beschikbaar gesteld welke je veel tijd besparen en meer inzicht geven. Denk hierbij aan zaken rond het verlonen en facturen, urenbestanden en overzichten. Lees hieronder welke nieuwe functionaliteiten er zijn in Easyflex en ga direct aan de slag!

Verlonen en facturen
Het is mogelijk om zowel loonspecificaties/jaaropgaven van flexwerkers/vaste medewerkers als facturen van relaties naar twee e-mailadressen te versturen. Dit stel je bij de flexwerker of vaste medewerker in op de tabbladen ‘Loonspecificaties’ en ‘Jaaropgaven’. Bij de relatie doe je dit op het tabblad ‘Facturatie> Instellingen’. Deze veel gevraagde wens zorgt ervoor dat je geen extra handmatige mailtjes buiten Easyflex hoeft te versturen.

Een andere gevraagde wens is het kunnen aanpassen van de kolombreedtes van de kolommen op de facturen. In ‘Beheer> Bedrijfsinstellingen > Facturen’ pas je eenvoudig de kolombreedtes van de kolommen ‘Relatie, Factuur, Datum en Bedrag’ aan. Voorheen stonden deze kolommen in sommige gevallen te dicht op elkaar waardoor, bij het inlezen van de facturen, de factuurdatum en de relatie als één nummer werd gezien. Hierdoor kon de factuur niet ingelezen worden.

Je kunt nu zelf ook aangeven of facturen op het urenportaal van de inlener getoond dienen te worden.
De facturen van de relatie worden standaard op het urenportaal van de inlener (www.inlener.com) getoond. Op het tabblad ‘Webservices‘ bij de relatie vink je de optie ‘Facturen publiceren’ uit. De facturen zijn dan niet langer meer zichtbaar op het portaal van de inlener.

Komt er een controleur bij je langs dan kan het wenselijk zijn om loonspecificaties geanonimiseerd in te zien, af te drukken of te e-mailen. Bij de documentafhandeling op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerkers > Loonspecificaties‘ kun je kiezen voor ‘Ja’. In dit geval worden de NAW-gegevens, de geboortedatum, het BSN en de burgerlijke staat van de flexwerker niet getoond.

Urenbestanden
Middels een urenbestand-definitie importeer je uren vanuit een CSV-bestand in Easyflex.
Easyflex heeft de urenbestand-definitie bij het onderdeel ‘Plaatsingen automatisch aanmaken’ uitgebreid met de mogelijkheid om de CAO schaal mee te geven. Indien gewenst leg je hier de CAO schaal vast die van toepassing is. Laat je de CAO schaal leeg en is het veld ‘Beloningssysteem’ of ‘Loonschaal’ gevuld met ‘Inlenersbeloning’, dan wordt de CAO schaal in de plaatsing gevuld met ‘Loonschaal inlener’.

Vanaf nu kun je ook in het urenbestanden kiezen of het bedrag van een inhouding volledig ingehouden dient te worden of tot het NeWML. Dit kun je op twee verschillende manieren toepassen:
1. Kies op het tabblad ‘Algemeen‘ bij ‘Looncomponent’ voor een inhouding,  vervolgens komt het veld ‘Bedrag inhouden’ beschikbaar. Hier leg je de gewenste keuze voor de wijze van inhouden vast. Deze manier gebruik je alleen als in het CSV bestand een inhouding is opgenomen.
2. Bij het hercoderen, op het tabblad ‘Hercoderen’, leg je per inhouding vast of je deze volledig wilt inhouden of tot het toegestaan minimum.

Overzichten
Binnen Easyflex kun je gebruik maken van verschillende overzichten. Een aantal hiervan zijn aangepast, verbeterd en/of uitgebreid.

Het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen‘ is uitgebreid met een selectie op de status van de flexwerker. Standaard staan alle statussen aangevinkt en kun je zelf uitvinken welke je wilt uitsluiten voor het overzicht. Zo maak je bijvoorbeeld het overzicht aan om alleen de reserveringen uit te betalen van flexwerkers met de status ‘Passief’.

Maak je ook gebruik van ET-uitruil? Dan is het goed om te weten dat het overzicht ‘Reserveringen herwaarderen‘ is uitgebreid met de optie om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten van het herwaardering van de reserveringen. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. In het verleden hebben we daarom afgeraden om dit overzicht te gebruiken als je gebruik maakt van de ET-regeling. Met de komst van deze nieuwe optie kun je de flexwerker met ET-uitruil uitsluiten en de reserveringen van de overige flexwerkers wel herwaarderen.

Vanaf nu is het met het ‘Overzicht loon- en tariefafspraken’ mogelijk om naast de huidige loon- en tariefafspraken ook de historisch gegevens te raadplegen. Ook hebben we de CAO schaal aan het overzicht (PDF) toegevoegd. Aan het exportbestand zijn de CAO schaal, prestatietoeslag, leveringswijze en sector toegevoegd.

Heb je een controle van het SNCU? Maak dan ook het overzicht ‘StiPP- controle’ aan. Hierin staat informatie in zoals de ingangsdatum en de einddatum van het StiPP Pensioen welke de controleur nodig heeft. Vergeet het overzicht niet eerst via ‘Beheer> Aansturing overzichten’ beschikbaar te stellen.

Wil je alle nieuwe functionaliteiten of verbeteringen raadplegen, lees dan de versie pagina in ons online handboek. Kom je hier niet aan uit? Het Service Center staat maandag t/m vrijdag van 08.30 – 17.00 voor je klaar voor je inhoudelijke vragen over de Easyflex applicatie. Je kunt ze het beste bereiken via support@easyflex.nl of 0162 690 411.

Meer nieuws

  • Easy overgaan naar 2019 met BRO
    Het is mogelijk om de werkzaamheden voor de Jaarwissel uit te besteden aan BRO Administraties. BRO Administraties is een Certified...
  • Bepaal je kostprijs voor 2019
    Om de tarieven voor 2019 te bepalen is een goede kostprijsberekening van groot belang. Maar waar is de kostprijs nu eigenlijk uit ...
  • Wat moet je weten voor 2019?
    In Easyflex kan vanaf de derde week van december het loonjaar 2019 worden ingericht. We streven ernaar om het loonjaar rond 14 dec...