Tijd voor koffie! Geen handmatige mails meer typen

Tijd voor koffie! Geen handmatige mails meer typen

Bij het e-mailen van documenten niet meer afhankelijk zijn van de standaard e-mails in Easyflex?
Maak eenvoudig je eigen e-mail teksten met behulp van templates en neem nog een lekker bakje koffie. 

E-mail templates, wat zijn dit?
E-mail templates zijn letterlijk templates voor het bericht in je e-mails. Op een eenvoudige manier maak je een eigen tekst met je eigen huisstijl. En omdat je de templates eindeloos kunt (her)gebruiken, hoef je ook niet meer steeds de tekst van je e-mails aan te passen of ze handmatig te sturen. Zo hou je dagelijks tijd over voor een lekker bakje koffie.

Hoe richt je het in?
Maak allereerst in Word je gewenste tekst (met huisstijl) voor de flexwerkers en/of relaties. Hierbij kun je net zoals de gewone templates ‘mergefields’ gebruiken.  De e-mail templates kun je vervolgens via ‘Beheer > Document management > Templates’ toevoegen. Kies hierbij voor de template type ‘e-mail template flexwerker’ of ‘e-mail template relatie’.

Eenvoud van e-mail templates
Indien gewenst stel je in Beheer één van je vastgelegde e-mail templates als standaard in bij het versturen van loonspecificaties, jaaropgaven en/of facturen. Dit doe je op de tabbladen ‘Loonspecificaties’, ‘Jaaropgaven’ en ‘Facturen’ onder ‘Bedrijfsinstellingen’. Je hebt daarnaast de mogelijkheid om per locatie standaard templates vast te leggen. Stel dat je in Beheer een standaard e-mail template hebt geselecteerd voor de loonspecificaties, jaaropgaven en/of facturen, dan wordt bij het versturen van deze documenten (ook middels de overzichten) automatisch de geselecteerde template gebruikt.

Verstuur je deze documenten vanuit ‘Frontoffice > Flexwerker/Relatie’ dan heb je altijd nog de mogelijkheid om hier (indien gewenst) per relatie of flexwerker een afwijkende e-mail template vast te leggen.

Daarnaast is het mogelijk om bij het generen en verzenden van een document, voor zowel de flexwerker als relatie, in het tabblad ‘Documenten’ een e-mail template te selecteren voor het mailen van dit document. Ook bij het e-mailen vanuit je gemaakte match of het inschakelen van de webservice kun je gebruik maken van je e-mail template. Heel eenvoudig dus!

De mogelijkheden samengevat
Eenmaal vastgelegd, kun je je e-mail templates eindeloos gebruiken. Je e-mail templates kun je gebruiken in het scherm ‘Documentafhandeling’ dat je op meerdere plaatsen in Easyflex tegenkomt, bijvoorbeeld:

  1. Bij het versturen van loonspecificaties, facturen en jaaropgaven via de overzichten in Frontoffice of Backoffice;
  2. Bij het handmatig versturen van loonspecificaties, facturen en jaaropgaven in Frontoffice;
  3. Bij het e-mailen vanuit ‘Matching’;
  4. Bij het versturen van documenten vanuit de plaatsing of het tabblad ‘Documenten’;
  5. Bij het inschakelen van de ‘webservice’.

Enthousiast geworden en wil je gelijk aan de slag? Bekijk dan eens de Easyvideo ‘Template maken’ in ons online handboek. Je kunt natuurlijk ook ons Service Center mailen of bellen op support@easyflex.nl of 0162 – 690 410.

Nieuwsbrief