AVG tips & tricks – deel 1 Notificaties en Memovelden

Onlangs verscheen de blog waarin staat wat Easyflex al heeft gedaan op het gebied van de AVG en wat we nog gaan doen. Ook helpen we je graag op weg met een reeks tips en tricks hoe de functionaliteiten in Easyflex je kunnen helpen bij het toepassen van de AVG. Dit keer aan bod: Notificaties en Memovelden.

Vanaf 25 mei 2018 geldt nog maar één privacywet in de hele EU: de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming Persoonsgegevens komt hiermee te vervallen. Het uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer dat strikt noodzakelijk is. Bij overtreding van deze wet kunnen organisaties sancties opgelegd krijgen.

Notificaties
Vanuit de regelgeving van de AVG is het niet toegestaan om zomaar allerlei gegevens vast te leggen van een flexwerker. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om vast te leggen welke ziekte iemand heeft als diegene zich ziek heeft gemeld. Wellicht had je er nog niet aan gedacht, maar soms liggen dit soort gegevens vast als notificatie in Easyflex.

Wil je weten wat er nu als notificatie in jouw systeem vastligt? Je kunt daar eenvoudig een overzicht voor draaien:

• Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en kies vervolgens het overzicht ‘Acties en notificaties’.
• Je kunt hier kiezen voor ‘handmatige notificaties’, ‘automatische notificaties’ of beide. De handmatige notificaties zijn bijvoorbeeld de notificaties die zijn vastgelegd bij een flexwerker door een interne medewerker. Automatische notificaties zijn bijvoorbeeld gegevens die zijn aangepast in de plaatsing door een interne medewerker, dit wordt automatisch gelogd door Easyflex.
• Selecteer hier vervolgens een bepaalde periode om alle notificaties en acties te bekijken.
• Je kunt instellen dat dit overzicht standaard (bijvoorbeeld elke maand) gedraaid wordt. Dit doe je onder het kopje ‘Uitvoeren > Wanneer verwerken?’. Deze staat standaard op ‘Direct’, pas dit bijvoorbeeld aan naar ‘Eind van elke maand’. Je kunt dit overzicht ook automatisch naar jezelf laten mailen wanneer deze wordt aangemaakt. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken achter ‘Gereed melden aan’. Kies hier voor ‘nieuw’ en vervolgens voor ‘e-mail’ onder type berichtgeving.
• Aan de hand van het overzicht kun je handmatig de notificaties en acties verwijderen die niet vastgelegd mogen worden.

Memovelden
Naast notificaties, worden ook Memovelden wel eens gebruikt om (extra) gegevens vast te letten. Wellicht heb je gegevens vastgelegd in de memovelden, bijvoorbeeld dat een flexwerker een hoofddoek draagt, wat niet meer toegestaan is. Om snel terug te vinden welke informatie er in de memovelden vastligt, voer je bijna dezelfde stappen uit zoals hierboven beschreven zijn:

• Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en kies vervolgens het overzicht ‘Memovelden’.
• Selecteer hier alle memobladen waar je op wil filteren.
• Je kunt instellen dat dit overzicht standaard (bijvoorbeeld elke maand) gedraaid wordt. Dit doe je onder het kopje ‘Uitvoeren > Wanneer verwerken?’. Deze staat standaard op ‘Direct’, pas dit bijvoorbeeld aan naar ‘Eind van elke maand’. Je kunt dit overzicht ook automatisch naar jezelf laten mailen wanneer deze wordt aangemaakt. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken achter ‘Gereed melden aan’. Kies hier voor ‘nieuw’ en vervolgens voor ‘e-mail’ onder type berichtgeving.
• Aan de hand van het overzicht kun je handmatig de memovelden verwijderen die niet vastgelegd mogen worden.

Dit blog is de eerste in een reeks tips en tricks die je helpen om de AVG te volgen met functionaliteiten van Easyflex. Wil je meer lezen over wat Easyflex heeft gedaan voor de AVG en wat er nog op de planning staat? Lees dat het blog: Easyflex en de AVG