Kopie ID-bewijs: per 1 jan nieuwe regels voor uitzendbureaus

Vanaf 1 januari 2018 is er een aanpassing doorgevoerd in de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Opgeslagen ID-bewijzen moeten vanaf 1 januari binnen vier weken worden verwijderd als de nieuwe kandidaat niet wordt geplaatst. De ABU zegt het volgende:

“De kopie van het ID-bewijs van de kandidaat mag worden opgeslagen zolang dit noodzakelijk is, met een maximum van vier weken. Dit betekent concreet dat je na het maken van de kopie nog vier weken de tijd hebt om de kandidaat in dienst te nemen en te plaatsen. Als dit niet gebeurt binnen deze termijn, moet de kopie worden vernietigd en moet je bij latere plaatsing een nieuwe kopie opvragen. De aanpassing van de Waadi is opgenomen in de Verzamelwet SZW 2018.”

Het dus belangrijk om goed bij te houden van welke flexwerkers je op dit moment een ID-bewijs hebt opgenomen in je dossier terwijl ze nog niet geplaatst zijn, zodat je ze tijdig kunt verwijderen. In Easyflex hebben deze flexwerkers de status ‘Ingeschreven’, als ze 4 weken of langer geleden ingeschreven en nog niet geplaatst zijn. Je kunt hier op de volgende manier eenvoudig een overzicht van maken en bijhouden:

  1. Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en kies ‘Nieuw’
  2. Kies Selectie: ‘Flexwerker (handmatig)’ en voer een kenmerk in
  3. Kies selectieobject ‘Status FW’. Geef bij ‘Inschrijfdatum > Vanaf’ een datum in het verleden in (minimaal 4 weken geleden). Vink bij ‘Huidige status’ enkel ‘Ingeschreven’ aan.
  4. Start de match: Als de match klaar is kun je deze openen en ga je naar ‘Uitvoer samenstellen’
  5. Vink de kwalificaties uit en vink minimaal aan:
    • Registratienummer (onder Algemeen > Identificatie)
    • Ingeschreven op (onder Algemeen > Identificatie)
    • Naam (onder Algemeen > Persoonsgegevens)
    • Identificatiebewijs (onder identiteitsgegevens > Persoonsidentificatie)
  6. Kies ‘Batch actie’ en ‘Export CSV’. Je vind de lijst nu bij Backoffice > Exporteren en Printen

In deze lijst zie je nu de inschrijfdatum van de flexwerker én of er een ID-bewijs vastligt. Wij adviseren te filteren op ‘identificatiebewijs’ in Excel en de inschrijfdatum te vergelijken met de datum van vandaag. Is de flexwerker 4 weken of langer geleden ingeschreven en ligt er een ID bewijs vast? Verwijder deze dan uit het digitale documentenarchief van de flexwerker in Easyflex. Ga hiervoor naar de flexwerker > Identiteitsgegevens en klik op het prullenbakje rechts onder en dan op ‘Ok’. Nu wordt het identiteitsbewijs gearchiveerd, let op dat je deze dus ook uit het documentenarchief verwijderd. Dit doe je bij de flexwerker > Documenten, selecteer het ID bewijs en klik op ‘verwijderen’. Houd je ook een papieren archief bij? Vergeet dan niet de kopie ook daaruit te verwijderen.

Automatisch signaleren
Zorg ervoor dat je deze gegevens met regelmaat controleert. Dit kan heel gemakkelijk via het overzicht ‘Ingeplande matches’. Selecteer hierin de zojuist gemaakte match. Kies de gewenste frequentie bij ‘Wanneer verwerken’ en kies bij ‘Gereed melden aan’ voor e-mail incl. het exportbestand in de bijlage. Je krijgt hierdoor automatisch de juiste signaleringen in je mailbox!

Meer nieuws