Zo werkt corrigeren in Easyflex

Op het Service Center zijn vragen over het corrigeren van urendeclaraties niet ongewoon. Welke mogelijkheden zijn er in Easyflex om correcties uit te voeren? En wat is het verschil tussen de verschillende methodes en wanneer gebruik je welke? Lees dit artikel en je weet het antwoord op al deze vragen!

  1. De volledige declaratie corrigeren via ‘Frontoffice > Urendeclaraties’
    Is de urendeclaratie die je wilt corrigeren ‘Afgewikkeld’ of staat in deze ‘In bewerking’? En wil je de volledige declaratie corrigeren? Dan kun je de betreffende declaratie selecteren en kiezen voor ‘Corrigeren’. Je moet dan een keuze maken of je alleen wilt terugboeken of dat je tegelijkertijd een opboeking wilt maken. En kies tussen corrigeren voor zowel de flexwerker als relatie of voor één van beide. Wanneer de declaratie alleen nog maar verloond is, kun je ook alleen corrigeren voor de flexwerker. En wanneer de declaratie alleen gefactureerd is, kun je alleen corrigeren voor de relatie. Via ‘Frontoffice > Correcties’ kun je in deze situatie wel beiden corrigeren, dus daarover verderop meer!

    Let op: Wanneer je kiest voor ‘Terug- en opboeken’, maakt Easyflex voor de opboeking een kopie van de originele declaratie. Heb je inmiddels bijvoorbeeld het uurloon in de plaatsing aangepast? Dan wordt het nieuwe uurloon in dit geval niet gehanteerd voor de nieuwe urendeclaratie. Kies in dat geval voor alleen terugboeken en maak vervolgens handmatig een extra urendeclaratie. Daarin wordt dan het nieuwe uurloon gehanteerd.

    Tip: Wanneer je alleen extra uren of nog een vergoeding in dezelfde week moet verwerken, kun je beter een extra urendeclaratie aanmaken. Dit doe je door op de urendeclaratie van de betreffende week te gaan staan en onderaan op het tabblad op ‘Extra’ te klikken.

  2. Declaratieregels corrigeren via ‘Frontoffice > Correcties’
    Als je slechts één of enkele declaratieregels wilt corrigeren in plaats van de volledige urendeclaratie, kun je de correctie via ‘Frontoffice > Correcties’ uitvoeren.  Je hebt de keuze uit twee opties: ‘Bewerken’ en ‘Terugboeken’.

    Wanneer je kiest voor ‘Terugboeken’ is de werking hetzelfde als bij ‘Frontoffice > Urendeclaraties’. Middels de optie ‘Bewerken’ kun je correcties per looncomponent en per dag uitvoeren. Per regel kun je in de kolommen ‘Corr. FW’ en ‘Corr. RL’ aangeven of de regel voor de flexwerker en/of de relatie moet worden gecorrigeerd. Door het activeren van de knop ‘Terugboeken’ worden alle declaratieregels (uren, vergoedingen, inhoudingen of reserveringen) die geselecteerd zijn voor correctie, volledig teruggeboekt.

    Wil je de regel niet volledig terugboeken, maar een aanpassing doen in bijvoorbeeld het aantal uren of het tarief? In het kader ‘Correctie arbeidsuren / inhoudingen en vergoedingen’ worden alle gegevens getoond omtrent de geselecteerde declaratieregel. In de regel ‘Correctie’ kun je vervolgens de correctiegegevens invoeren. Het is ook mogelijk om direct de juiste gegevens in de regel ‘Gecorrigeerd’ in te geven.

Let op: Correcties en ET-uitruil
Bij correcties van declaraties bij flexwerkers waarbij de ET uitruil van toepassing is, is het noodzakelijk dat eerst het totale tijdvak van die periode op 0 komt te staan. Dit kan alleen wanneer er ná de terugboeking en vóór de nieuwe opboeking, de verloning gestart wordt.

Meer informatie over het corrigeren van urendeclaraties kun je vinden in het online handboek. Of bekijk de Easyvideo ‘Correctie maken’.