Digitale Handtekening: Meest gestelde vragen

Digitale Handtekening: Meest gestelde vragen

Het startschot is gegeven en de eerste honderd meters zijn afgelegd. Digitale Handtekening maakt een vliegende start! Een aantal vragen komt vaker naar voren. Welke documenten kan ik ondertekenen? Hoe wordt iets aangeboden? En wat kan je de komende tijd nog verwachten? Lees hier de meest gestelde Digitale Handtekening vragen (en antwoorden)!

Welke documenten kan ik met Digitale Handtekening laten tekenen?
Je kunt overeenkomsten, bevestigingen en eigen gegenereerde documenttypes door flexwerkers laten ondertekenen. De instelling hiervan kun je zelf per documenttype inrichten in ‘Beheer > Document management > Documenten beheer’.

Hoe wordt een document aangeboden aan de flexwerker?
Via www.flexwrapp.com registreert de flexwerker zich eenmalig. Hier worden alle documenten voor je flexwerker in één overzicht klaargezet. Een flexwerker kan ervoor kiezen om het document te ‘Ondertekenen’ of te ‘Weigeren’.

Maak je nog geen gebruik van Flexwrapp? Lees hier meer over de voordelen!

Wat moet ik doen wanneer de flexwerker een document heeft geweigerd? 
Bij weigering is het verplicht dat de flexwerker een reden opgeeft. Deze opgegeven reden wordt na verzending zichtbaar in ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’. Wanneer er wordt aangegeven dat bepaalde gegevens onjuist in het document staan kun je het document aanpassen en opnieuw aanbieden. Als het document opnieuw is aangeboden kun je het geweigerde document archiveren. Hierdoor wordt het document niet meer in het signaleringsoverzicht getoond. Het archiveren van een document kun je doen in ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’. Het is hierna mogelijk om het document te verwijderen vanuit het Documentenarchief, wanneer je daarvoor geautoriseerd bent.

Kan een flexwerker meerdere documenten in één keer ondertekenen?
Ja, dat kan. Nadat hij/zij alle documenten heeft ingezien, kunnen de documenten worden aangevinkt. Wanneer je daarna klikt op de knop ‘Ondertekenen’, worden alle documenten ook in één keer ondertekend.

Kan ik het document door de flexwerker laten invullen voor hij/zij ondertekent?
Op dit moment kan dit nog niet. Dit is een wens die bij ons bekend is. Wij gaan deze mogelijkheid op korte termijn aan Digitale Handtekening toevoegen. Wil je daar op wachten? Zorg dan dat je echt klaar bent om te starten door je flexwerkers alvast op Flexwrapp in te schrijven. Wanneer deze functionaliteit beschikbaar komt? Houd onze website en nieuwsbrief in de gaten!

Hoe kan ik als medewerker de documenten ondertekenen?
Vanuit ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’ is het mogelijk om documenten die getekend zijn door de flexwerker, te tekenen als medewerker van een uitzendbureau. De status moet dan ‘Ondertekening medewerker ontbreekt’ zijn. Klik op ‘Ondertekenen’ om jouw ondertekening te starten.

Kan ik als medewerker meerdere documenten tegelijk ondertekenen?
Jazeker! Je vinkt meerdere documenten aan en klikt op de knop ‘Ondertekenen’. Alle geselecteerde documenten worden dan in één keer ondertekend. De documenten worden hierna verplaatst naar het documentenarchief.

De knop ‘Ondertekenen’ is grijs voor mij als medewerker. Waarom kan ik een document niet tekenen?
Om van start te gaan, heb je een certificaat nodig dat wordt afgegeven door QuoVadis Trustlink BV. Om te controleren of je in het bezit bent van een certificaat navigeer je naar ‘Beheer > Document management > Digitale handtekening > Autorisatie’. Neem contact met ons op als je nog niet in het bezit bent van een certificaat.

Wanneer je gecertificeerd bent, kun je op ditzelfde tabblad bepalen welke medewerkers geautoriseerd zijn om namens jouw bedrijf te tekenen. Dit gaat door middel van het toekennen van een rol. De medewerker moet deze rol hebben om een document te mogen ondertekenen.

Hoe kan ik starten met Digitale Handtekening?
Bereid je voor op Digitale Handtekening met het integreren van Documentmanagement en Flexwrapp in je huidige proces. Wanneer je deze twee gebruikt, kun je direct met Digitale Handtekening aan de slag!

Heb je interesse in Digitale Handtekening? Stuur een e-mail naar sales@easyflex.nl, bel 0162 690410 of schrijf je in voor een online demo.

Nieuwsbrief

Deze website maakt gebruik van cookies

We gebruiken cookies om de inhoud van onze website te personaliseren en het verkeer te analyseren. Geef aan wat je cookies voorkeuren zijn.

Voorwaarden | Sluiten