Maak je interne processen makkelijker met Digitale handtekening van Easyflex!

Maak je interne processen makkelijker met Digitale handtekening van Easyflex!

Het blijft altijd een mooi moment; een flexwerker gaat dankzij jullie bemiddeling aan de slag bij een relatie. Maar dan begint het papierwerk pas; contracten printen, deze versturen naar je flexwerker, de ondertekende exemplaren retour krijgen en deze archiveren. En dan moet jij  ook nog eens in de gaten houden waar de documenten ergens in het proces zijn. Dat kan toch veel eenvoudiger? Goed nieuws: dat kan ook met de Digitale Handtekening van Easyflex!

Klinkt goed, maar hoe werkt dit dan?
Met de Digitale Handtekening stuur je documenten digitaal naar jouw flexwerkers. Op het Flexwrapp portaal zien zij de documenten voor ondertekening klaar staan. Hier krijgen zij  ook bericht over per e-mail. Ze vinken het betreffende document aan in Flexwrapp en kiezen voor de optie ‘Ondertekenen’. Het voordeel daarbij is ook dat je flexwerker in Flexwrapp altijd zijn documenten terug kan vinden. Na het digitaal ondertekenen heb jij een rechtsgeldig document in bezit, dat je zelf ook in Easyflex kunt ondertekenen. Het digitaal aanbieden en ondertekenen gaat razendsnel. Én jij hebt het document direct op de juiste plek terug. Om nog maar niet te spreken over de hoeveelheid papier en verzendkosten die je dit scheelt.

Kan ik dit proces ook goed monitoren?
Jazeker! Om goed in de gaten te houden of het verstuurde document wel op tijd terug komt, kun je een signalering instellen. Zo kun je  via ‘Beheer > Document management > Document beheer’ bijvoorbeeld instellen dat er drie dagen na het aanmaken van het document een signalering moet komen. Ook kun je aangeven dat de urendeclaraties geblokkeerd moeten worden als het document nog niet retour is. Via ‘Frontoffice > Documentenbeheer’ kun je monitoren welke documenten nog niet retour zijn en daar tijdig naar handelen. Mocht je flexwerker het document nog niet ondertekend hebben, dan krijgt diegene daar dagelijks per e-mail een herinnering over. Net zolang tot het document wel getekend retour is.

Hoeveel klanten binnen Easyflex maken nu gebruik van Digitale Handtekening?
Intussen maken zo’n 40 klanten volop gebruik van onze Digitale Handtekening, waarbij er eind juli al 1847 handtekeningen gezet zijn.

Hebben jullie nog tips, trucs en weetjes om dit zo goed mogelijk in Easyflex in te richten?
Om Digitale Handtekening goed te gebruiken, moet Documentmanagement en Flexwrapp ook aan staan. Nadat dit in orde is gemaakt, komt onze partner Quo Vadis langs om het certificaat in orde te maken. Na deze laatste inrichting is het mogelijk om de documenten te laten ondertekenen door jouw flexwerkers. De kosten van Digitale Handtekening zijn € 0,49 per handtekening.

Daarvoor krijg je een echt rechtsgeldige, geavanceerde digitale handtekening, waarbij hetzelfde veiligheidsniveau wordt gehanteerd als bij banken. Dat verschil zit hem in de certificering, waarbij jouw identiteit als ondertekenaar en authenticator wordt vastgelegd. 

Heb je Digitale Handtekening in gebruik, zorg er dan voor dat de medewerkers die het gaan gebruiken ook de bijbehorende rechten hebben. Je kunt hiervoor een aparte rol aanmaken en via ‘Beheer > Programmarechten’ de juiste rechten instellen. 

Om te monitoren hoeveel handtekeningen er door de flexwerkers gezet zijn, gebruik je het overzicht ‘Handtekeningen log’. Deze kan aangemaakt worden per werkmaatschappij of per locatie.

Ik heb interesse. Kan ik meer informatie krijgen over het verder aansluiten?
Wil je meer weten en dan specifiek wat het voor jouw organisatie kan betekenen, vraag dan een (online) demo aan, waarbij wij alle mogelijkheden van de Digitale Handtekening in Easyflex aan je laten zien. Neem daarvoor contact op met het Salesteam via 0162-690410 of sales@easyflex.nl.

Nieuwsbrief

Deze website maakt gebruik van cookies

We gebruiken cookies om de inhoud van onze website te personaliseren en het verkeer te analyseren. Geef aan wat je cookies voorkeuren zijn.

Voorwaarden | Sluiten