Zo geregeld in Easyflex!

Eind mei/ begin juni ontvangen de meeste werknemers in Nederland hun vakantiegeld. Maak het jezelf gemakkelijk en betaal het vakantiegeld met één druk op de knop uit aan al je flexwerkers en/of vaste medewerkers. Wil je het liever per persoon regelen? Ook dat is makkelijker dan je denkt! Easyflex maakt complex werk eenvoudig, dat staat vast!

Collectief of individueel uitbetalen?

Collectief uitbetalen

Met het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ (Backoffice > Overzichten) maakt Easyflex automatisch per persoon een urendeclaratie aan waarin al het opgebouwde vakantiegeld wordt opgenomen. Daarna hoef je de declaratie alleen nog maar te verwerken met het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’.

Stappenplan

• Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en selecteer het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’.
• Maak het overzicht eerst proforma aan. Is deze naar wens? Maak dan het overzicht definitief aan.
• Kies het ‘Type persoon’ waarvoor je het overzicht wilt aanmaken. (Als je dus voor zowel je flexwerkers als vaste medewerkers vakantiegeld wilt uitbetalen, maak je het overzicht twee keer aan.)
• Kies bij ‘Rapportkeuze’ voor de optie ‘Uitbetalen’.
• Vink bij ‘Uit te betalen’ alle reserveringen uit behalve het vakantiegeld.
• Laat bij ‘Status flexwerker’ alle statussen aangevinkt staan.
• Bij ‘Relatie t.b.v. plaatsing’ selecteer je de werkmaatschappij als relatie.
• Bij ‘Periode voor verwerking’ selecteer je de gewenste week. Je kunt ook kiezen voor ‘Automatisch in periode van verwerking’. Dan wordt de huidige week geselecteerd.
• Kies bij ‘Negatieve reserveringsaldi’ de gewenste optie.
• Klik op ‘Ok’. Voor elke flexwerker/vaste medewerker die op het rapport staat, is nu een urendeclaratie aangemaakt waarin het vakantiegeld wordt opgenomen.

Individueel uitbetalen

In de urendeclaratie van de flexwerker of vaste medewerker klik je op het tabblad ‘Reserveringen’ in de regel ‘Vakantiegeld’ op de knop ‘Maximum’. Op die manier bepaal je zelf voor welke medewerkers je het vakantiegeld uitbetaalt.

Eén of twee loonspecificaties?

Als de urendeclaratie(s) met gewerkte uren en de opname van het vakantiegeld in dezelfde verloningsrun worden verwerkt, komt het vakantiegeld op dezelfde loonspecificatie als de gewerkte uren van het betreffende loontijdvak.

Wil je liever een aparte loonspecificatie voor de uitbetaling van het vakantiegeld? Verwerk in dat geval eerst de urendeclaratie(s) met gewerkte uren. Vervolgens voer je één van bovenstaande opties uit om het vakantiegeld op te nemen. Daarna voer je nogmaals een verloningsrun uit. De flexwerker of vaste medewerker krijgt op deze manier twee loonspecificaties. Voor de te betalen loonheffing wordt uiteraard naar het brutoloon van het totale tijdvak gekeken.

Handig om te weten

Loonbeslag

Als de aflossingswijze van een loonbeslag ‘Beslagvrije voet’ is, dan zal het netto bedrag van het vakantiegeld volledig als loonbeslag worden ingehouden. Wanneer in hetzelfde loontijdvak ook andere looncomponenten (zoals ‘Loon normale uren’) worden uitbetaald, dan wordt het vakantiegeld meegenomen in de berekening van de beslagvrije voet, zodat de flexwerker altijd de beslagvrije voet ontvangt.

Wanneer de aflossingswijze van het loonbeslag ‘Vast bedrag’ is, gaat het vakantiegeld niet volledig naar de beslaglegger. Alleen het vaste bedrag valt dan onder het loonbeslag.

Uitbetalen vóór het verstrijken van het loontijdvak

Wanneer je de uitbetaling van het vakantiegeld collectief doet middels het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’, krijgen de aangemaakte declaraties automatisch de status ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’. Dit betekent dat de urendeclaraties direct met de eerstvolgende verloning worden afgewikkeld, ook als het loontijdvak op het moment van verlonen nog niet is verstreken.

Als je ervoor kiest om het vakantiegeld individueel uit te betalen, dan kun je handmatig voor de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ kiezen, zodra je de urendeclaratie ‘Gereed’ meldt. Let op: Deze optie moet wel beschikbaar zijn gesteld bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’. Ook is het mogelijk op dit tabblad een autorisatierol aan deze optie te koppelen, zodat alleen medewerkers met de betreffende rol voor deze optie kunnen kiezen.

Verder is het mogelijk om bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’ bij de instelling ‘Wanneer moet een loontijdvak als verstreken worden beschouwd?’ een negatief aantal dagen in te voeren. Het loontijdvak wordt dan al een aantal dagen vóór afloop als ‘verstreken’ beschouwd. Let op! Als je deze instelling wijzigt, dan geldt dat voor alle urendeclaraties die klaar staan om verloond te worden.

Hulp nodig bij het uitbetalen van vakantiegeld?

Raadpleeg het handboek of neem contact op met ons Service Center via het ‘Mijn Easyflex’ portaal of via support@easyflex.nl. Onze Service Consultants helpen je graag verder!

‍