Privacy statement

Deze privacyverklaring is van toepassing op de gegevens die worden verzameld via dewebsites en applicaties van Easyflex:
● easyflex.net (en bijbehorende subdomeinen)
● easyflex2go.nl (en bijbehorende subdomeinen)
● easyflex.nl
● Easyflex
● Easyflex2Go
● Easyflex Planning
● Easyflex Dataview

Deze gegevens worden verzameld door Easyflex Diensten B.V. (hierna Easyflex). Deprivacyverklaring heeft als doel u te informeren op welke wijze Easyflex omgaat metpersoonsgegevens die zij via haar websites en diensten verkrijgt. Easyflex respecteert enbeschermt uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. Bij hetgebruik van deze internetsites worden uw gegevens gebruikt zoals beschreven in dezeprivacyverklaring.

Onze interne richtlijnen ter bescherming van persoonsgegevens zijn in overeenstemmingmet de relevante wettelijke bepalingen, waaronder de Algemene VerordeningGegevensbescherming (AVG). Easyflex behoudt zich te allen tijde het recht voor omwijzigingen aan te brengen in haar privacyverklaring. Een actuele versie van deprivacyverklaring wordt op het moment van ingang van de wijzigingen gepubliceerd opde website.

Easyflex heeft technische, organisatorische en procedurele maatregelen getroffen om uwprivacy te waarborgen. Onze (externe) medewerkers zijn verplicht de regels voorgegevensbescherming na te leven conform wettelijke en interne vereisten.

Wie is de gegevensverwerker?
‍

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de klant die de gegevens bij Easyflex aanlevert. Easyflex treedt in de zin van de AVG op als verwerker.
Easyflex heeft Paul van der Wulp aangesteld als functionaris gegevensbescherming. Deze is te bereiken door een mail te sturen naar security@easyflex.nl onder vermelding van ‘Functionaris gegevensbescherming’.

Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Het verzamelen van gegevens is noodzakelijk voor het naar behoren functioneren van de door Easyflex geleverde diensten en applicaties. Easyflex heeft diverse koppelingen met derden; denk hierbij bijvoorbeeld aan het versturen van loonaangiften, verzuimmeldingen, pensioenaanleveringen en aan- en afmeldingen voor verzekeringen.
Om deze gegevens te kunnen versturen en verwerken is het voor Easyflex noodzakelijk om persoonsgegevens op te slaan. Tevens kunnen vanuit Easyflex inleners gefactureerd worden en plaatsingen en aanvragen worden geadministreerd. Hiervoor is het ook noodzakelijk dat de bedrijfsgegevens van inleners door ons opgeslagen worden.
Daarnaast wordt er om gebruikers een betere ervaring te kunnen bieden op onze websites gebruik gemaakt van Google Analytics. Dit gebruiken wij om de werking van de websites te analyseren en verkeersbronnen te kunnen meten.
Voor alle verzamelde gegevens geldt dat de verzamelde gegevens niet verkocht zullen worden aan derden. Uw gegevens zijn van u, en bij ons in veilige handen.

Wat zijn uw rechten?

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

● Inzagerecht: u heeft het recht om inzage te krijgen in alle gegevens die door ons zijn opgeslagen.
● Verwijderingsrecht: u heeft het recht dat wij uw gegevens uit ons systeem verwijderen, zolang dit niet in strijd is met enige wettelijke bewaarplichten.
● Correctierecht: u heeft het recht om fouten te laten corrigeren of aan te laten vullen.
● Recht op bezwaar maken: u heeft het recht om te vragen uw gegevens niet meer te gebruiken.
● Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om uw gegevens op te vragen en op te slaan voor persoonlijk (her)gebruik.

Wij nemen uw rechten in deze serieus, er zijn echter wettelijke beperkingen waar wij ons aan moeten en willen houden, de belangrijkste hiervan zijn de eisen die de Belastingdienst stelt aan het bewaren van fiscale gegevens.
U heeft echter het recht een klacht in te dienen bij het desbetreffende toezichthoudende orgaan, te weten in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanspreekpunt

Om uw bovengenoemde rechten uit te oefenen, kunt u schriftelijk contact opnemen met Easyflex, Europark 3, 4904 SX Oosterhout of een e-mail sturen aan security@easyflex.nl. Bij gebruik van onze diensten en producten gaat u akkoord met de verwerking van uw gegevens voor de onderstaande doeleinden.

● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● BSN
● Salaris- en bankgegevens
● Overige persoonsgegevens die uitzendbureaus en koppelpartners in onze systemen besluiten op te slaan.

Deze rechtsgrond(en) voor de verwerking van deze gegevens is de verplichting om loon uit te betalen en loonstroken te verstrekken door het uitzendbureau waarbij Easyflex een faciliterende rol heeft als gegevensverwerker. Dit valt onder het uitvoeren van een overeenkomst.

● Wij zullen uw gegevens niet verkopen aan derden. Uw gegevens zijn van u, en bij ons in veilige handen.
● Wij voldoen aan relevante wet- en regelgeving. In het geval van fiscale wet- en regelgeving kan het zijn dat wij genoodzaakt zijn gegevens langer te bewaren i.v.m. minimum bewaartermijnen.

Gegevens t.b.v. het ziek- en betermelden van flexwerkers‍

Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:
● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● Reden verzuim
● Bankgegevens

De opgeslagen persoonlijke gegevens worden gebruikt om ziek- en betermeldingen uit te kunnen voeren. De rechtsgrond hiervoor is het uitvoeren van een overeenkomst.

Hierbij geldt:
● Wij versturen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om de ziek- en betermeldingen naar behoren uit te voeren.
● Gegevens t.b.v. de ziek- en betermeldingen van flexwerkers zullen uitsluitend naar uw verzuim verwerker verzonden worden.

Gegevens t.b.v. het afdragen van loonbelasting

Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:
● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● BSN
● Salaris- en bankgegevens

Wij moeten deze gegevens verzamelen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als gegevensverwerker binnen uw loonadministratie. De opgeslagen gegevens worden onder andere gebruikt voor de loonbelasting.

Hierbij geldt:
● Wij zullen uw gegevens niet verkopen aan derden. Uw gegevens zijn van u, en bij ons in veilige handen.
● Gegevens t.b.v. de loonbelasting zullen uitsluitend via CreAim (ISO 27001:2013 gecertificeerd) naar de belastingdienst verzonden worden.

Gegevens t.b.v. het uitbetalen van loon aan flexwerkers

Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:
● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● Geboortedatum
● BSN

De opgeslagen persoonlijke gegevens worden gebruikt om aan- en afmeldingen bij pensioeninstanties uit te kunnen voeren. De rechtsgrond hiervoor is toestemming.

Hierbij geldt:
● Wij versturen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om de aan- en afmelding bij een pensioeninstantie naar behoren uit te voeren.
● Gegevens t.b.v. de af- en aanmelding van flexwerkers zullen, indien van toepassing, uitsluitend naar het betreffende pensioenfonds verzonden worden.

Gegevens t.b.v. de controle van ID-bewijzen

Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:

● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● Geboortedatum
● BSN
● Geslacht
● Nationaliteit
● Identiteitsgegevens

De opgeslagen persoonlijke gegevens worden gebruikt om de controle op de identiteit van een flexwerker uit te kunnen voeren. De rechtsgrond hiervoor is het uitvoeren van een overeenkomst.

Hierbij geldt:

● Wij versturen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om ID-bewijzen te controleren op echtheid naar de betreffende instantie.

Gegevens t.b.v. tijdregistratie

Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:

● Naam
● E-mailadres
● Geboortedatum
● Geslacht
● Plaatsingsgegevens
● Vergoedingsgegevens

Wij versturen uitsluitend indien u hiervoor toestemming gegeven heeft naar een door u gekozen partij. De rechtsgrond betreft hier dan ook toestemming.
Momenteel heeft Easyflex hiervoor koppelingen met Atimo Personeelstechniek B.V. en Nedap Staffing Solutions. Toestemming kan te allen tijde weer ingetrokken worden.

Gegevens t.b.v. het aan- en afmelden van flexwerkers bij pensioeninstanties

● Gegevens t.b.v. loonbeslagen
● Concreet verzamelen wij hiervoor de volgende gegevens:
● Naam, adres, postcode en woonplaats (NAW-gegevens)
● Geboortedatum
● BSN
● Dienstverbanden
● Saldi gegevens en loonbeslagen

Wij bieden de gegevens enkel aan indien u SNG (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) hiertoe gemachtigd heeft. Indien u SNG hiertoe niet gemachtigd hebt, zullen de genoemde gegevens niet ter beschikking gesteld worden. De rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens betreft dan ook toestemming.

Bewaartermijn

De gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de fiscaal- en civielrechtelijke bewaartermijnen en kunnen na afloop van deze termijnen door hiertoe geautoriseerde medewerkers van uw bedrijf verwijderd worden. Gegevens horen niet langer dan noodzakelijk bewaard te worden, de verantwoordelijkheid voor het verwijderen van deze gegevens ligt echter bij de eigenaar van de gegevens, het uitzendbureau zelf.

Welke derden hebben toegang tot uw gegevens?

Doorgifte aan overheidsinstanties

Bevoegde instanties (zoals bijvoorbeeld de Nederlandse Arbeidsinspectie) kunnen Easyflex verplichten om gegevens over te dragen. Easyflex verstrekt gegevens alleen als de instantie zich rechtsgeldig legitimeert en een formele vordering doet op grond van een wettelijke bevoegdheid (bijvoorbeeld artikel 5:16 of 5:17 van de Algemene wet Bestuursrecht), of als er een rechtelijk bevel of een vordering van het Openbaar Ministerie ligt.
Easyflex informeert de verwerkingsverantwoordelijke vooraf over de vordering, tenzij Easyflex wettelijk tot geheimhouding verplicht is. Daarnaast verstrekt Easyflex gegevens aan derden wanneer de verwerkingsverantwoordelijke Easyflex daartoe opdracht geeft.

Leverancier website

Easyflex werkt met een leverancier welke onze websites bouwt en host. Zij heeft op geen enkele wijze toegang tot uw persoonsgegevens. Wel heeft zij toegang tot statistische en geanonimiseerde gegevens over het gebruik en functioneren van de website. Hiervoor worden zogenoemde functionele cookies geplaatst. Voor meer informatie over deze cookies zie ons cookie-beleid.

Social Plugins

Om uw privacy te beschermen maakt onze website geen gebruik social-plugins als u onze website bezoekt. Wij maken op onze website slechts gebruik van grafische links van sociale netwerkaanbieders (bijv. www.facebook.com). Daarmee is het niet mogelijk dat uw browser direct contact maakt met de server van de sociale netwerkaanbieder. Easyflex is niet aansprakelijk voor de privacy richtlijnen en procedures van de gelinkte sites.

Google

Easyflex gebruikt Google Adwords voor matching campagnes.

Hubspot

Easyflex maakt gebruik van Hubspot voor het beheren van CRM-gegevens. Hierin worden de NAW-gegevens van prospects en klanten en eventuele verdere correspondentie bijgehouden.

CreAim Accountancy Portal Solutions

Easyflex verstuurt de gegevens t.b.v. het afdragen van loonbelasting via CreAim. CreAim Accountancy Portal Solutions is ISO27001-gecertificeerd.

Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders

Indien u de SNG (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) machtigt, kunnen zij via Easyflex fiscale gegevens t.b.v. loonbeslagen opvragen. Indien u de SNG niet machtigt, zullen zij deze gegevens niet op kunnen vragen.

Ons cookie-beleid

Cookies zijn tekstbestanden die door uw browser worden opgeslagen en ervoor zorgen dat het gebruik van de website gebruiksvriendelijker, effectiever en veiliger wordt. Zonder cookies kan een website niet goed functioneren. Cookies zijn in beginsel dan ook veilig. Ook onze website maakt gebruik van zogenoemde functionele cookies. Door de gebruikte cookies worden geen persoonlijke gegevens over u verzameld (dat zijn zogenoemde tracking cookies). Easyflex maakt onder geen beding gebruik van zogenoemde tracking cookies. Wij verzamelen en gebuiken deze niet-persoonsgebonden (anonieme) gegevens voor systeem-interne en statistische doeleinden. Dit gebeurt door functionele cookies en deze zijn nodig om de website naar behoren te laten functioneren. Dit gebeurt automatisch door het openen van onze websites. De gegevens die noodzakelijk zijn voor het laten functioneren van de websites zijn onder andere:

● Datum en tijdstip van toegang
● URL van verwijzende website
● Type browser (Internet Explorer, Safari, Firefox etc.) en de bijbehorende versie
● Besturingssysteem van uw computer
● Uw IP-adres
● Hoeveelheid verzonden data

Voor zover u bij het gebruik van onze website geen gegevens invoert, is de door onze website verzamelde informatie over u anoniem. Indien u cookies wenst te wissen of te blokkeren dient u hiervoor zelf maatregelen te treffen.

Hoe doen wij aan informatiebeveiliging?

Wij vinden een goede beveiliging van onze IT-systemen zeer belangrijk. Easyflex heeft daarom technische, organisatorische en procedurele maatregelen getroffen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging en/of verspreiding van alle relevante gegevens.
Wij staan ervoor dat alle relevante informatie, hetzij van onszelf, onze klanten, onze medewerkers, leveranciers of welke relatie dan ook, goed beschermd wordt tegen allerlei typen bedreigingen, hetzij intern of extern, met opzet of per ongeluk.
Easyflex is ISO27001-gecertificeerd. Om zorg te dragen dat uw en onze gegevens veilig zijn, hebben wij een beveiligingsbeleid opgesteld en intern een mechanisme ingericht om deze na te leven en continu te verbeteren.

De belangrijkste punten uit dit beleid zijn:

● Wij hebben een security officer aangesteld die zorg draagt voor een continu passend niveau van beveiliging en privacy.
● Wij hebben een gedragscode voor al onze medewerkers die een hoog niveau van bewustzijn creëert. Het hoge niveau van bewustzijn van de waarde van informatie wordt continu onderhouden.
● Wij hanteren een beleid dat alleen degenen die toegang moeten hebben tot gegevens (voor de uitoefening van hun werk) toegang hebben. Deze toegang wordt op systeem (technisch) niveau afgedwongen.
● Wij werken uitsluitend samen met betrouwbare leveranciers:
● Die waar mogelijk in het bezit zijn van relevante certificaten. Regelmatig beoordeeld worden.
● Altijd een verwerkersovereenkomst hebben getekend.
● Wij versleutelen het verkeer dat via onze websites gaat, door zogenoemde SSL certificaten.
● Wij slaan gegevens alleen digitaal en versleuteld op. Het gebruik van papier is beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is. Waar mogelijk worden papieren daarna beveiligd vernietigd.
● Wij laten onszelf regelmatig extern auditen om zeker te weten dat alle maatregelen naar behoren functioneren en het gewenste resultaat hebben.
● Wij voeren intern regelmatig zogenoemde audits uit om zeker te weten dat alle maatregelen naar behoren functioneren en het gewenste resultaat hebben.
● Easyflex Software B.V. is in het bezit van een ISO-27001 certificering, hiermee tonen wij een hoge bekwaamheid van bewustzijn in het kader van informatiebeveiliging aan. Tevens is Easyflex in het bezit van een ISAE-3402 Type II rapportage, deze is opvraagbaar door te mailen naar security@easyflex.nl.

Wijziging van deze privacyverklaring

Easyflex behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. De geldende versie is altijd beschikbaar op onze website. We verzoeken u deze privacyverklaring regelmatig te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen. Als we wijzigingen aanbrengen die een significante verandering van onze privacyverklaring met zich meebrengen, brengen we u per e-mail op de hoogte.

Vragen?

Voor alle vragen over uw gegevens of over gegevensbescherming bij Easyflex kunt u contact opnemen met Easyflex, Europark 3, 4904 SX Oosterhout. Of stuur een e-mail naar security@easyflex.nl.

Versie: augustus 2026

‍