Volledig AVG-proof werken? Check onze handige tips!

Volledig AVG-proof werken? Check onze handige tips!

Sinds 25 mei 2018 geldt nog maar één privacywet in de hele EU: de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming Persoonsgegevens komt hiermee te vervallen. Het uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer dat strikt noodzakelijk is. Bij overtreding van deze wet kunnen organisaties sancties opgelegd krijgen. Tijd voor een check-up! Werken jullie nog steeds AVG-proof of is de aandacht wellicht wat verslapt? In Easyflex is het mogelijk om AVG-proof te werken. Eerder hebben we hier dan ook diverse tips en tricks over gedeeld.

Welke tips & tricks kun je toepassen?

Deze tips en tricks blijven uiteraard actueel! Wist je bijvoorbeeld nog dat het gemakkelijk mogelijk is om inzicht te krijgen in vastgelegde notificaties en memovelden? Ook deze kunnen namelijk gevoelige informatie bevatten. Tevens is het mogelijk om IP-filteringen en toegangstijden te regelen, zodat je de kans verkleint dat toegang wordt verschaft tot Easyflex terwijl dat niet te bedoeling is. Daarnaast kun je op diverse manieren de kans verkleinen dat je documenten langer bewaart dan nodig is. Middels het overzicht ‘Verwijder overzichten’ zorg je er tevens voor dat gegevens ook niet meer terug te zien zijn in oude overzichten.

Uiteraard zijn er ook andere mogelijkheden om het AVG-proof werken in Easyflex mogelijk te maken. Wist je dat je..

  • Als een flexwerker geen actieve plaatsing en/of verzekering meer heeft, het BSN nummer kunt verwijderen? Let wel: als een flexwerker later nog herrekent moet worden, heeft dit gevolgen voor de aangifte.
  • Het adres van een flexwerker onder bepaalde voorwaarden kunt verwijderen?
  • Communicatiemiddelen altijd verwijderd kunnen worden?
  • Je in kunt stellen welke gegevens je wilt vermelden op de loonspecificatie (buiten de verplichte gegevens)? Dit kun je vinden onder ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties’ onder ‘niet vermelden van’
  • Onder ‘Backoffice > Audit’ een geanonimiseerd auditfile aan kunt maken? Zo zien controleurs niet meer gegevens dan nodig is
  • Ook rekening moet houden met eventuele koppelingen? Als de gegevens in Easyflex staan, zijn ze mogelijk ook op te halen door softwarepakketten waarmee je koppelt. Des te meer reden om de informatie in Easyflex goed bij te houden én daarnaast goed te bedenken welke informatie je wilt uitwisselen tussen Easyflex en andere pakketten.

Meer over wat Easyflex aan beveiliging en wetgeving doet, lees je hier.

Nieuwsbrief