Vakantiegeld uitbetalen aan je flexwerkers? Zo geregeld in Easyflex!

Wil je weten hoe je het vakantiegeld in Easyflex uitbetaalt? Lees dan snel verder, in Easyflex heb je dat zo geregeld!

In mei ontvangen de meeste werknemers in Nederland hun vakantiegeld. Maak het jezelf gemakkelijk en betaal het vakantiegeld met één druk op de knop uit aan al je flexwerkers of vaste medewerkers. Wil je het liever per persoon regelen? Ook dat is eenvoudiger dan je denkt!

Collectief

Met het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ (Backoffice > Overzichten) maakt Easyflex automatisch per persoon een urendeclaratie aan waarin al het opgebouwde vakantiegeld wordt opgenomen. Daarna hoef je de declaratie alleen nog maar te verwerken met het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’.

Stappenplan
  • Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en selecteer het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’.
  • Kies het ‘Type persoon’ waarvoor je het overzicht wilt aanmaken. Als je dus voor zowel je vaste medewerkers als flexwerkers vakantiegeld wilt uitbetalen, maak je het overzicht twee keer aan.
  • Kies bij ‘Rapportkeuze’ voor de optie ‘Uitbetalen’.
  • Vink bij ‘Uit te betalen’ alle reserveringen uit behalve het vakantiegeld.
  • Laat bij ‘Status flexwerker’ alle statussen aangevinkt staan.
  • Bij ‘Relatie t.b.v. plaatsing’ selecteer je de werkmaatschappij als relatie.
  • Bij ‘Periode voor verwerking’ selecteer je de gewenste week. Je kunt ook kiezen voor ‘Automatisch in periode van verwerking’. Dan wordt de huidige week geselecteerd.
  • Kies bij ‘Negatieve reserveringsaldi’ de gewenste optie.
  • Klik op ‘Ok’. Voor elke flexwerker/vaste medewerker die op het rapport staat is nu een urendeclaratie aangemaakt waarin het vakantiegeld wordt opgenomen.
Individueel

In de urendeclaratie van de flexwerker of vaste medewerker klik je op het tabblad ‘Reserveringen’ in de regel ‘Vakantiegeld’ op de knop ‘Maximum’. Op die manier bepaal je zelf voor welke medewerkers vakantiegeld wordt uitbetaald.

Eén of twee loonspecificaties?

Als de urendeclaratie(s) met gewerkte uren en de opname van het vakantiegeld in dezelfde verloningsrun worden verwerkt, wordt de uitbetaling van het vakantiegeld zichtbaar op dezelfde loonspecificatie als de gewerkte uren van het loontijdvak.

Wil je liever een aparte loonspecificatie voor de uitbetaling van het vakantiegeld? Verwerk in dat geval eerst de urendeclaratie(s) met gewerkte uren. Vervolgens voer je één van bovenstaande opties uit om het vakantiegeld op te nemen. Daarna voer je nogmaals een verloningsrun uit. De flexwerker of vaste medewerker krijgt op deze manier twee loonspecificaties. Voor de te betalen loonheffing wordt uiteraard naar het brutoloon van het totale tijdvak gekeken.

Handig om te weten!

Loonbeslag

Als de aflossingswijze van een loonbeslag ‘Beslagvrije voet’ is, dan zal het netto bedrag van het vakantiegeld volledig als loonbeslag worden ingehouden. Wanneer in hetzelfde loontijdvak ook andere looncomponenten (zoals ‘Loon normale uren’) worden uitbetaald, dan wordt het vakantiegeld meegenomen in de berekening van de beslagvrije voet, zodat de flexwerker altijd de beslagvrije voet ontvangt.

Wanneer de aflossingswijze van het loonbeslag ‘Vast bedrag’ is, gaat het vakantiegeld niet volledig naar de beslaglegger. Alleen het vaste bedrag valt dan onder het loonbeslag.

Uitbetalen vóór het verstrijken van het loontijdvak

Wanneer je de uitbetaling van het vakantiegeld collectief doet middels het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’, krijgen de aangemaakte declaraties automatisch de status ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’. Dit betekent dat de urendeclaraties direct met de eerstvolgende verloning worden afgewikkeld, ook als het loontijdvak op het moment van verlonen nog niet is verstreken.

Als je ervoor kiest om het vakantiegeld individueel uit te betalen, dan kun je handmatig voor de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ kiezen, zodra je de urendeclaratie ‘Gereed’ meldt. Let op: Deze optie moet wel beschikbaar zijn gesteld bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’.

Ook is het op dit tabblad mogelijk om een autorisatietrol aan deze optie te koppelen, zodat alleen medewerkers met de betreffende rol voor deze optie kunnen kiezen.

Hulp nodig?

Raadpleeg het handboek of neem contact op met ons Service Center via het ‘Mijn Easyflex’ portaal of via support@easyflex.nl

Easyflex. De vaste kracht voor flexwerkend Nederland.
Nieuwsbrief