6 handige tips om thuis te werken met Easyflex

Nederland is in de ban van het coronavirus en dat zorgt voor maatregelen. Het RIVM verzoekt bedrijven om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken, tenzij zij onder de zogeheten vitale beroepen vallen. Hierdoor ben je wellicht genoodzaakt om je werk vanuit huis voort te zetten. We geven je graag wat handige tips voor het thuiswerken zodat je werk niet geheel stil komt te liggen.

Tip 1: IP Filters

Allereerst is het belangrijk om te controleren of je IP filters vastliggen via ‘Beheer> IP filters’. Binnen Easyflex is het mogelijk een of meerdere IP filters vast te leggen. Hiermee voorkom je o.a. dat medewerkers inloggen vanaf andere locaties (computers) dan de locatie waar zij werkzaam zijn. Maar ook kun je medewerkers juist toestemming geven om vanuit een andere locatie in te loggen om zoals in dit geval thuis te werken. Als er op een bepaald gedeelte van het IP adres niet gecontroleerd hoeft te worden, kun je dit vervangen door een *, bijvoorbeeld 123.123.123.*. Alle IP adressen die beginnen met 123.123.123 hebben nu toegang tot Easyflex. Wanneer je geen IP adressen vastlegt, is het voor alle medewerkers mogelijk om vanuit diverse locaties in te loggen in Easyflex.

Tip 2: Werklocatie

Ook is het belangrijk om de werklocatie in te richten via ‘Mijn gegevens> Werklocatie’. Binnen dit onderdeel kun je informatie over je werkomgeving zoals thuis, werk en overige locaties vastleggen. Denk hierbij aan de mailserver om vanuit huis te kunnen e-mailen. Hoe doe je dit? Eerst leg je in ‘Beheer> Bedrijfsinstellingen> Mailservers’ je mailserver van thuis vast. Daarna selecteer je bij ‘Mijn gegevens> Werklocatie’ als locatie thuis en vervolgens je eigen mailserver.

Tip 3: E-mailbeleid

Een andere mogelijkheid is om via ‘Beheer> Bedrijfsinstellingen> E-mailbeleid’ in te stellen dat de e-mailberichten verzonden worden via de server van Easyflex. Om te voorkomen dat de e-mails die Easyflex namens jullie versturen als spam gemarkeerd worden, kunnen jullie ons autoriseren om namens jullie te mailen. Dit kan worden gedaan door het aanmaken van een zogenaamd SPF record. Dit is een DNS record dat voor het betreffende domein door jullie eigen systeembeheerder aangemaakt dient te worden. In dit record dient een verwijzing naar: include: _[spf.easyflex.net|http://spf.easyflex.net/] (let op de underscore) opgenomen te worden.

Tip 4: Matching

Met het onderdeel ‘Matching’ kun je in een korte tijd een (grote) groep flexwerkers, relaties of contactpersonen benaderen en/of informeren. Hiervoor maak je eerst een selectie van een groep aan, bijvoorbeeld alle flexwerkers die op dit moment een plaatsing hebben. Via ‘Frontoffice > Matching’ maak je een nieuwe match aan met als type ‘flexwerker handmatig’ en selecteer je de gewenste selectieobjecten. Als je alle flexwerkers met een actieve plaatsing wilt hebben, selecteer je het selectieobject ‘Plaatsingen’ en geef je de peildatum van vandaag in. Kies vervolgens voor ‘starten’ en zodra de match klaar is voor ‘raadplegen’. Hiermee krijg je een lijst van flexwerkers die voldoen aan de selectieobjecten. Wanneer je vervolgens kiest voor ‘Batch actie’ kun je bij ‘Selectie’ kiezen voor bijvoorbeeld ‘Document e-mailen’. Na het uitvoeren worden de flexwerkers gemaild. Let op: het is wel belangrijk dat bij de flexwerker op tabblad ‘Algemeen’ bij ‘Communicatie> E-mail’ is gekozen voor ‘Collectief benaderen toegestaan’ bij het ingevulde e-mailadres. Anders zal de mail niet worden verstuurd naar de betreffende flexwerker. Op het rapport van de batch actie dat komt te staan bij ‘Frontoffice > Exporteren en printen’ kun je zien bij welke flexwerkers de e-mail niet is bezorgd.

Handige selectieobjecten zijn:

  • Filteren: op locatie, relatiebeheerder of rayon
  • Status fw, status Rl: op inschrijfdatum, huidige status, autorisatiestatus en status wijzigingen
  • Plaatsingen: plaatsingen op een bepaalde peildatum
  • Historie: werkhistorie bij een bepaalde relatie
  • Functie, vaardigheden, opleidingen: zoeken op specifieke functies vaardigheden of opleidingen.

Tip 5: Loondoorbetaling

Heeft je flexwerker een arbeidsovereenkomst en moet de flexwerker doorbetaald worden ondanks dat hij/zij niet naar het werk mag? Dan kun je de flexwerker doorbetalen met het looncomponent loon normale uren. Indien gewenst heb je de mogelijkheid om een apart looncomponent aan te maken zodat je achteraf kan herleiden hoeveel personen doorbetaald zijn tijdens de coronacrisis. Het aanmaken van een apart looncomponent doe je via ‘Beheer> Bedrijfsinstellingen> Looncomponenten’. Vergeet niet om het looncomponent te gebruiken dat op ‘Factureren: nee’ staat, zodat er niet per abuis een factuur wordt verzonden.

Tip 6: Inschrijvingen website

Heeft je websitebouwer het inschrijven van flexwerker via je website beschikbaar gemaakt? Dan kun je hier deze periode goed gebruik van maken. Wanneer flexwerkers zich via je website inschrijven, worden deze gegevens getoond op het tabblad ‘Inschrijvingen website’ in Frontoffice. Vanuit hier kun je met de ingevulde gegevens een flexwerker aanmaken. Maak je hier nog geen gebruik van maar lijkt het je wel handig? Raadpleeg dan de webservice of webpageservice documentatie in ons online handboek onder ‘Documenten > Easyflex documenten’.

 

Nieuwsbrief

Deze website maakt gebruik van cookies

We gebruiken cookies om de inhoud van onze website te personaliseren en het verkeer te analyseren. Geef aan wat je cookies voorkeuren zijn.

Voorwaarden | Sluiten