AVG tips & tricks – deel 3 Documenten verwijderen

AVG tips & tricks – deel 3 Documenten verwijderen en Dataportabiliteit

Onlangs verscheen het blog waarin staat wat Easyflex al heeft gedaan op het gebied van de AVG en wat we nog gaan doen. Ook helpen we je graag op weg met een reeks tips en tricks hoe de functionaliteiten in Easyflex je kunnen helpen bij het toepassen van de AVG. Dit keer aan bod: het verwijderen van documenten.

Door de invoering van de AVG mag je minder gegevens én ook documenten bewaren. Zo schrijft een wijziging van de Waadi voor dat je sinds 1 januari 2018 binnen 4 weken een ID-bewijs moet verwijderen als de nieuwe kandidaat niet wordt geplaatst. En er zijn natuurlijk ook andere documenten die verwijderd moeten worden, de wettelijk verplichte bewaartermijnen hiervoor vind je in het bijgevoegde schema.

Als je documenten wilt kunnen verwijderen, moet je wel eerst zorgen dat je de juiste autorisatie hebt voor het verwijderen van de documenten. Dit doe je als volgt:

  • Je kunt per documenttype een autorisatie vastleggen. Ga hiervoor naar ‘Beheer > Document management > Document beheer’.
  • Kies het tabblad ‘Instellingen’ en vink hier de autorisatie aan voor het verwijderen van documenten. Koppel hier dan een rol aan. Let op: Als dit vinkje uit staat, kunnen alle rollen documenten verwijderen.
  • Je kunt ook een autorisatie vastleggen voor alléén ID bewijzen. Ga hiervoor naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers. Onder “Autorisatie overige instellingen” kun je een vinkje zetten bij ‘Verwijderen ID-bewijzen’. Koppel ook hier een rol aan. Let op: Als dit vinkje uitstaat, kunnen alle rollen de ID-bewijzen verwijderen.

Je kunt een (ingeplande) match draaien om te zien welke flexwerkers niet zijn geplaatst binnen vier weken en tegelijkertijd ook welke ID-bewijzen er verwijderd moeten worden. Dit doe je als volgt:

  • Ga naar ‘Frontoffice > Matching’. Kies hier voor ‘Nieuw’.
  • Kies dan voor selectie ‘Flexwerker (handmatig)’ en voer een kenmerk in (dit is de naam van de match, bijvoorbeeld: ID-bewijzen na 4 weken).
  • Kies het selectieobject ‘Status FW’ en geef bij de ‘Inschrijfdatum > Vanaf’ een datum in het verleden in (minimaal 4 weken geleden).
  • Vink bij ‘Huidige status’ alleen ‘Ingeschreven’ aan.
  • Klik op ‘Starten’ om de match te starten. Als de match klaar is, kun je hem openen en naar ‘Uitvoer samenstellen’ gaan, dit staat rechts onderin.
  • Vink de bovenste kwalificaties uit en vink (minimaal) het volgende aan: registratienummer, ingeschreven op, naam en identificatiebewijs. Sla dit vervolgens op.
  • Tot slot kies je voor ‘Batch actie’ en bij selectie ‘Export CSV’. Hiermee wordt een CSV-bestand gemaakt wat je in Excel kunt openen. De export vind je terug bij ‘Backoffice > Exporteren en printen’. Naar aanleiding van deze lijst kun je vervolgens de ID-bewijzen die op deze lijst staan handmatig verwijderen.
  • Je kunt er ook voor kiezen dit overzicht automatisch (regelmatig) aan te laten maken. Zorg er wel voor dat je ten minste één keer de match hebt aangemaakt. Ga voor het instellen van een ingeplande match naar ‘Backoffice > Overzichten > overzicht Ingeplande matches’. Je kunt daar instellen dat dit overzicht bijvoorbeeld elke maand gedraaid wordt. Dit doe je onder het kopje ‘Uitvoeren > Wanneer verwerken?’. Deze staat standaard op ‘Direct’, pas dit bijvoorbeeld aan naar ‘Eind van elke maand’. Je kunt dit overzicht zelfs automatisch naar jezelf laten mailen, wanneer deze is aangemaakt. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken achter ‘Gereed melden aan’. Kies hier voor ‘Nieuw’ en vervolgens voor ‘e-mail’ onder type berichtgeving.

Dit blog is de derde in een reeks tips en tricks die je helpen om de AVG te volgen met functionaliteiten van Easyflex. Wil je meer lezen over wat Easyflex heeft gedaan voor de AVG en wat er nog op de planning staat? Lees dan het blog: Easyflex en de AVG of AVG tips & tricks – deel 1 Notificaties en Memovelden of AVG Tips & Tricks – deel 2 Toegangstijden en IP-filters.

Nieuwsbrief