Haal meer uit Easyflex met memovelden

Haal meer uit Easyflex met memovelden

Heb je wel eens een overzicht met specifieke kenmerken willen maken in Easyflex en kwam je daar niet direct uit? Met Memovelden kun je meer dan je denkt! Ga zelf aan de slag na het lezen van dit artikel en ontdek de vele mogelijkheden.

Wat zijn memovelden?
In Easyflex zijn ‘Memovelden’ zelf aangemaakte velden die extra gegevens bevatten. Easyflex biedt de mogelijkheid om een onbeperkt aantal memovelden te ontwerpen, waarin je informatie kunt vastleggen waar in Easyflex geen standaard velden voor zijn. Je kunt de memovelden gebruiken bij flexwerkers, relaties, aanvragen, plaatsingen of sollicitaties. Bij sommige van deze onderdelen heb je ook de mogelijkheid om hier controles op te laten uitvoeren.

Eenvoudig aan de slag
In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen’* kunnen memovelden worden aangemaakt die bij flexwerkers, relaties, aanvragen, plaatsingen of sollicitaties, op het tabblad ‘Memo’, beschikbaar gesteld kunnen worden. Bij het aanmaken van een nieuw memoveld zijn er verschillende opties die gekozen kunnen worden. Zo kun je kiezen tussen een afvink-, bedrag-, datum-, getal-, tekst-, of een memoveld.
Daarnaast kun je ook kiezen voor een rubricering of keuzelijst. Hiermee bepaal je hoe de gegevens voor je organisatie het gemakkelijkst vastgelegd kunnen worden. Afhankelijk van de gekozen rubriek kun je eventueel een controlemoment aangeven. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een melding te krijgen bij de aanvang en/of beëindiging van een dienstverband of plaatsing. De aangemaakte memovelden kunnen op de ‘Memo’ tabbladen ingevuld worden.

Voorbeelden
Memovelden kun je zoals genoemd voor veel verschillende doeleinden gebruiken. Hieronder een aantal voorbeelden waarbij het gebruik van memobladen nuttig kan zijn.

• Voorbeeld 1: Uitgifte werkkleding
In het memoveld kun je aanvinken dat de flexwerker werkkleding ontvangen heeft. Met de controle kun je ervoor zorgen dat, wanneer het vinkje niet uitstaat, de plaatsing niet beëindigd kan worden. Op deze manier kun je nooit vergeten de werkkleding van de flexwerker terug te krijgen!

• Voorbeeld 2: Kenmerken flexwerker
Voor sommige functies moet een flexwerker aan specifieke eisen voldoen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een flexwerker die op hoogte moet werken en geen hoogtevrees mag hebben. Hiervoor kun je een apart memoveld bij de flexwerker aanmaken. Zoek je een flexwerker voor werkzaamheden op hoogte, dan kun je middels het overzicht ‘Memovelden’ of een match de flexwerkers eenvoudig filteren.

• Voorbeeld 3: CAO per relatie
Nederland telt ongeveer 1.100 CAO’s. Het is dus lastig om per relatie te onthouden welke CAO zij gebruiken. Maak bij de relatie een memoveld aan waar de CAO en de basisgegevens in vermeld staan. Op deze manier kun je overzichtelijk de CAO’s van relaties weergeven!

Memovelden in templates 
Je kunt memovelden opnemen in templates waardoor bij het generen van een template de velden automatisch worden gevuld. Dit kan voor alle onderdelen behalve de memovelden in sollicitaties.

Overzicht Memovelden en Matching
Met het overzicht ‘Memovelden’ kun je een lijst genereren op basis van memovelden. Met behulp van de selectiecriteria bepaal je welke memovelden op het overzicht worden getoond. Op deze manier krijg je eenvoudig en snel een overzicht van de ingestelde memovelden.
Ook met behulp van het onderdeel ‘Matching’* kun je een overzicht opvragen van de vastgelegde memovelden, zo kun je in één oogopslag zien wie of welke plaatsing aan de gestelde memovelden voldoet. Raadpleeg ons online handboek voor meer informatie over het onderdeel ‘Matching’.

Wil je het nog eens op je gemak terugzien, bekijk dan de Easyvideo of de procesbeschrijving in het handboek.

*Deze onderdelen zijn niet beschikbaar in Easyflex Lite.