Help! Hoe ga ik om met week 53?

Help, hoe ga ik om met week 53?

Loonjaar 2020 heeft een extra week. Dit jaar bestaat de laatste 4-wekenperiode uit 5 in plaats van 4 weken. Periode 13 eindigt dus pas op 3 januari 2021. Wil je weten wat dat betekent voor het netto loon van je flexwerker en welke mogelijkheden je hebt om het loon van periode 13 al vóór 4 januari 2021 aan de flexwerker uit te betalen? Lees dan verder.

Volgens de internationale standaard is de eerste week van het nieuwe jaar de week die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. In 2021 begint week 1 daarom op 4 januari en heeft kalenderjaar 2020 een extra week. Het loonjaar 2020 telt dus 53 weken. In het geval van een 4-weken loontijdvak bestaat periode 13 dus uit 5 weken.

Hoe worden de sociale verzekeringen en de loonheffing berekend?

De berekening van de sociale verzekeringen en de loonheffing van week 53 vindt in Easyflex plaats op basis van de richtlijnen van de Belastingdienst. Voor de sociale verzekeringen en de ZVW bestaat periode 13 uit 25 in plaats van 20 SV-dagen. Het loon voor de sociale verzekeringen blijft gebonden aan het maximum jaarloon. De loonheffing van periode 13 wordt met behulp van de weektabel herleid, omdat er geen 5 weken tabel bestaat. Op een vijfde deel van het totale loon van periode 13 wordt de weektabel toegepast. Dit resultaat wordt vervolgens met vijf vermenigvuldigd.

Kan ik een Pro forma voor periode 13 raadplegen?

Ja, dat is mogelijk met een peildatum in periode 13. Via ‘Frontoffice > Pro forma loon’ en ‘Frontoffice > Flexwerkers > Pro forma loon’ kun je een Pro forma loonberekening maken voor de flexwerker op basis van persoonsgegevens en looninstellingen. Bij een Pro forma met een loontijdvak van 4-weken en een peildatum in periode 13, verschijnt er een melding dat de 4-weken periode 13 uit 5 weken bestaat en dat de gewerkte dagen 25 en uren 200 zijn. Je kunt dus ondanks de extra week gewoon een Pro forma in Easyflex raadplegen.

Het loontijdvak van periode 13 is pas op 4 januari 2021 verstreken. Als je in de urendeclaraties van 4-wekenperiode 13 of in de urendeclaraties van week 49 tot en met 53 bij de loonafrekening voor ‘In batch afwikkelen voor verstreken loontijdvakken’ hebt gekozen, worden de declaraties pas op 4 januari 2021 of later afgewikkeld.

Kan ik periode 13 ook vóór 4 januari 2021 verlonen?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor zijn in Easyflex twee mogelijkheden:

1. Loon uitbetalen met een voorschot

Je kunt de flexwerker een voorschot voor periode 13 uitbetalen. De flexwerker krijgt dan nog geen loonspecificatie, maar wel alvast een gedeelte van zijn of haar loon. Dit voorschot leg je vast bij de flexwerker (‘Verrekeningen > Voorschotten’) en koppel je aan een declaratie van periode 13. Dit bedrag moet positief zijn, zodat het bedrag op het loon wordt ingehouden. Op deze manier kun je de flexwerker alvast betalen en wordt het eventuele resterende bedrag na 4 januari 2021, als het loontijdvak is verstreken, aan de flexwerker uitbetaald.

2. Accorderen met de loonafrekening ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’

Bij weekdeclaraties binnen een 4-weken loontijdvak moeten alle urendeclaraties vanaf week 49 met de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ gereed worden gemeld. Ook bij een 4-weken declaratie kies je bij de loonafrekening voor ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’. Bij de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ kun je de declaraties namelijk al verlonen zonder dat periode 13 verstreken is.

Let op: Als een declaratie gefactureerd is en dus in ‘bewerking’ staat, kan de loonafrekening in de urendeclaratie niet meer aangepast worden.

Tips

• Als de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ niet beschikbaar is in de urendeclaratie, kan dit bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’ worden gewijzigd.
• Optie 2 is vooral geschikt als je gebruik maakt van 4-wekendeclaraties. Bij weekdeclaraties is het belangrijk dat je bij het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’ bij de wekelijkse facturatie het vinkje bij ‘Verlonen’ uitzet. Anders wordt er voor elke week een loonspecificatie aangemaakt. Heb je ook flexwerkers die per week verloond worden? Selecteer dan de flexwerker en/of relatie bij het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’.

Let op: Elke zondag worden de declaraties van de nieuwe week of nieuwe 4-wekenperiode beschikbaar gesteld.

• Maak je gebruik van urenbestanden en wil je voor periode 13 bij de loonafrekening kiezen voor ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’? Pas deze instelling dan aan in de urenbestand-definitie (‘Beheer > Urenbestand-definities’).
• Maak je gebruik van een urenportaal of EF2Go? Pas dan de instelling van de loonafrekening aan bij ‘Beheer > Urendeclaraties website’.

Heb je nog een aanvullende vraag? Chat met één van onze Service Consultants of maak een melding op het portaal aan.