Help, hoe ga ik om met week 53?

Help, hoe ga ik om met week 53?

Het loonjaar 2015 bevat een extra week, waardoor de laatste periode uit 5 weken bestaat en eindigt op 3 januari 2016. Wij leggen je uit hoe je probleemloos periode 13 vóór 4 januari 2016 kunt verlonen.

Volgens de internationale standaard is de eerste week van het nieuwe jaar de week die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. In 2016 begint daarom week 1 vanaf 4 januari en hebben we een extra week in het kalanderjaar 2015. Het loonjaar 2015 telt dus 53 weken. In het geval van een 4-weken loontijdvak zal periode 13 bestaan uit 5 weken.

Sociale verzekeringen en loonheffing
De berekening van de sociale verzekeringen en de loonheffing van week 53 in Easyflex is volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Voor de sociale verzekeringen en de ZVW bestaat periode 13 uit 25 SV-dagen i.p.v. 20. Het loon voor de sociale verzekeringen blijft gebonden aan het maximum jaarloon. De loonheffing van periode 13 wordt herleid met behulp van de weektabel, omdat er geen 5 weken tabel bestaat. Op een vijfde deel van het totale loon van periode 13 wordt de weektabel toegepast. Dit resultaat wordt vervolgens vermenigvuldigd met vijf. Easyflex houdt dus automatisch rekening met de berekening van de sociale verzekeringen en loonheffing.

Journalisering
Je zult je wellicht ook afvragen hoe week 53 in Easyflex gejournaliseerd wordt. Als het loonjaar 2015 nog open is, zullen alle loonkosten en journaalpostgegevens van week 53 op 31 december 2015 worden gezet. Dit gebeurt omdat week 53 bij het loonjaar 2015 hoort.

Pro forma raadplegen
Via ‘Frontoffice > Pro forma loon’ en ‘Frontoffice > Flexwerkers > Pro forma loon’ kun je een Pro forma loonberekening maken voor de flexwerker op basis van persoonsgegevens en looninstellingen. Bij een Pro forma met een loontijdvak van 4-weken en een peildatum in periode 13, verschijnt er een melding dat de 4-weken periode 13 uit 5 weken bestaat en dat de gewerkte dagen 25 (en uren 200) zijn. Je kunt dus ondanks de extra week gewoon een Pro forma in Easyflex raadplegen.

Periode 13 vóór 4 januari 2016 verlonen
De laatste periode van 2015 bestaat uit 5 weken. Wanneer je deze periode na het verstrijken van het loontijdvak wil verlonen, zal dit vanaf week 1 van 2016 gebeuren. Wat te doen als je een 4-weken loontijdvak (5 weken) gebruikt en er voor 4 januari 2016 verloond moet worden? Daarvoor zijn er in Easyflex twee opties:

1. Loon uitbetalen met een voorschot
Buiten Easyflex kun je voor periode 13 een voorschot uitbetalen. De flexwerker krijgt dan nog geen loonspecificatie, maar wel alvast een gedeelte van zijn of haar loon. Vervolgens kun je voor periode 13 een voorschot met het uitbetaalde loon vastleggen (‘Frontoffice > Flexwerkers > Voorschotten’). Dit bedrag moet positief zijn, zodat het bedrag kan worden ingehouden op het loon. Op deze manier kun je de flexwerker alvast betalen en wordt na 4 januari 2016 het eventuele resterende bedrag uitbetaald. De flexwerker krijgt dan ook één loonspecificatie van deze laatste periode.

2. Accorderen met de loonafrekening ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’
Bij weekdeclaraties binnen een 4-weken loontijdvak moeten alle urendeclaraties vanaf week 49 gereed worden gemeld met de optie: ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’. Bij een 4-weken declaratie moet je deze ook met de loonafrekening ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ accorderen. Bij de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ kun je de declaraties namelijk al verlonen zonder dat periode 13 verstreken is. Zou je de declaratie geaccordeerd hebben met de optie ‘In batch afwikkelen voor verstreken loontijdvakken’ dan zou de declaratie pas na afloop van week 53 verloond worden. Een flexwerker krijgt in dat geval zijn loon pas na 4 januari 2016, let dus goed op welke optie je selecteert!
Als de optie ‘In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken’ niet beschikbaar is in de urendeclaratie, kan dit worden gewijzigd bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces’.

Mocht je nog vragen hebben over de verloning van periode 13, dan kun je contact opnemen met het Service center (0162-690 411).