AVG tips & tricks – deel 2 Toegangstijden en IP-filters

Onlangs verscheen het blog waarin staat wat Easyflex al heeft gedaan op het gebied van de AVG en wat we nog gaan doen. Ook helpen we je graag op weg met een reeks tips en tricks hoe de functionaliteiten in Easyflex je kunnen helpen bij het toepassen van de AVG. Dit keer aan bod: het afschermen van Toegangstijden en IP-filters.

Vanaf 25 mei 2018 geldt nog maar één privacywet in de hele EU: de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming Persoonsgegevens komt hiermee te vervallen. Het uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer dat strikt noodzakelijk is. Bij overtreding van deze wet kunnen organisaties sancties opgelegd krijgen.

Toegangstijden afschermen
In Easyflex kun je de toegangstijden voor gebruikers limiteren. Daarmee zorg je ervoor dat gebruikers niet buiten kantooruren kunnen inloggen. Je beperkt hiermee voor een deel de beveiligingsrisico’s doordat niemand buiten deze vooraf ingestelde tijden kan inloggen. Dit doe je als volgt:

• Ga naar ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Toegangstijden’.
• Hier kun je naar wens de geldende werktijden per werkmaatschappij instellen. Let op: degene met de beheerdersrol in Easyflex heeft ongeacht alle instellingen wél altijd toegang tot Easyflex binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden (de eerste uit gegrijsde kolom).
• Je kunt er hier ook voor kiezen dat gebruikers na een X aantal minuten uitgelogd worden als er gedurende die tijd geen activiteiten zijn geweest in Easyflex. Dit is handig als iemand bijvoorbeeld vergeet om zijn/haar scherm te locken wanneer hij zijn/haar werkplek verlaat.

IP-filters/locaties afschermen
Naast toegangstijden kun je ook bepalen vanaf welke locaties, ofwel IP-adressen, er ingelogd mag worden. Ook deze instelling helpt mee om onrechtmatig gebruik van de applicatie te voorkomen. De IP-filters kun je als volgt vastleggen:

• Ga naar ‘Beheer > IP filters’.
• Om een nieuw IP adres toe te voegen, klik je op de knop ‘Nieuw’. In deze velden vul je het IP adres in. Vervolgens koppel je dit IP adres aan een werkmaatschappij of medewerker. Per IP filter kun je een omschrijving vastleggen.

Dit blog is de tweede in een reeks tips en tricks die je helpen om de AVG te volgen met functionaliteiten van Easyflex. Wil je meer lezen over wat Easyflex heeft gedaan voor de AVG en wat er nog op de planning staat? Lees dan het blog: Easyflex en de AVG of AVG tips & tricks – deel 1 Notificaties en Memovelden.